Con questa frase molti CIO, iscritti al CIO CLUB ITALIA, hanno dovuto affrontare la situazione, comune a tutti, cercando strumenti e soluzioni, a volte geniali, per garantire la continuità aziendale e permettere a tutti il lavoro in smart working nelle aziende di propria competenza.
Come Presidente e fondatore del CIO CLUB ITALIA, ho dei ricordi molto vividi di questo periodo e di come, collaborando tra noi, siamo riusciti ad affrontare questa “nuova” modalità operativa, abituale da tempo per tanti responsabili del settore IT, ma che ha impattato fortemente sull’attività quotidiana degli altri colleghi. La collaborazione, o meglio, la condivisione delle informazioni, è stata facilitata dall’appartenere al CIO CLUB con il superamento di “gelosie professionali” a favore dell’inclusione e della condivisione.
In questo breve articolo condividiamo con i lettori di OpenTLC le esperienze di alcuni nostri iscritti. “Personalmente ho ritenuto questo brutto periodo un buon banco di prova per tutti gli strumenti di “collaboration”, in quanto ha costretto all’utilizzo i colleghi “meno avvezzi” all’innovazione, favoriti dall’introduzione, avvenuta da pochi mesi di “Microsoft Teams”. Per tutte le altre necessità quali VPN, Centralino Virtuale, Gestionale “web based”, é stata l’occasione per meglio valorizzare l’investimento fatto”
Carlo Iuliano di Easytech Closure Spa
“La nostra infrastruttura è organizzata per fornire servizi IT in modalità multicloud e on-premise. I colleghi che hanno fatto richiesta di smart working hanno avuto accesso ad alcuni servizi (HR, email, Intranet) direttamente tramite browser. Tuttavia era ed è una situazione di straordinarietà alla quale non eravamo pronti, pertanto, laddove si è reso necessario, per coloro che non disponevano di notebook aziendale, abbiamo permesso l’utilizzo del PC domestico e tramite la VPN, l’accesso al network aziendale. Contemporaneamente, a tutela dell’information security e della data protection, abbiamo divulgato diverse buone pratiche per l’utilizzo degli asset aziendali in modalità smart working. Attraverso le dashboard del nostro sistema di sicurezza informatica, abbiamo monitorato l’utilizzo delle VPN, le segnalazioni di attacchi malware, i rilasci degli aggiornamenti di sicurezza sui SO e sui software di terze parti. Con il team IT conduciamo periodicamente brevi riunioni per discutere delle performance del servizio evidenziando criticità e cercando soluzioni. Una comunicazione trasparente ed efficace con i colleghi e con il team, indipendentemente dalla tecnologia adottata, è il miglior approccio a tutela della security e alla riduzione di rischi di incidenti informatici.”
Giuliano Liguori di CTP Napoli
“Il sistema informativo di, ASIA Napoli è basato su infrastruttura on premis e cloud pubblico. Svolgendo servizi di pubblica utilità legati all’igiene ambientale, nell’emergenza COVID-19 abbiamo attuato un piano per garantire la continuità dei servizi 24 ore su 24. Lo smartworking era attivo per le funzioni direzionali, ma con l’emergenza è stato esteso anche a tutti i colleghi che ne hanno fatto richiesta, i cui notebook o PC, previa verifica dei requisiti di sicurezza, sono stati abilitati; così facendo, tutte le funzioni aziendali hanno potuto attivarsi da remoto. L’azienda è distribuita su 30 sedi nel Comune di Napoli e per tale motivo, per prevenire il contagio, le riunioni di lavoro vengono svolte in modo centralizzato presso gli uffici della Direzione Generale con l’utilizzo di Hangouts Meet, Skype e Webex. Per fronteggiare la crisi epidemiologica è stato avviato un progetto di conversione degli strumenti di rilevazione presenza, passando da un sistema di riconoscimento della biometria della mano con il contatto della mano al dispositivo, a un nuovo sistema di rilevazione dotato di sensore a distanza.”
Edoardo De Crescenzo, ASIA Napoli
“ARPAC ha accelerato fortemente verso lo smart working, al fine di promuovere modalità di lavoro “agile“ in tutti i casi in cui la natura dei servizi erogati dall’Agenzia lo renda plausibile e possibile. Il sistema informativo, malgrado le ridotte risorse, ha dimostrato nell’emergenza tempi di reazioni immediati e un’alta capacità sia dal punto di vista progettuale che gestionale e realizzativa; in 10 giorni si è progettata e resa operativa la piattaforma di fruizione remota di tutti i principali sistemi informativi. Oggi quasi l’80% dei dipendenti sono in condizione di usufruire dello SMW limitando così la presenza in ufficio a un numero minimo di risorse utili al coordinamento delle attività (management) o per la continuità dei soli servizi non “remotizzabili”. Il Cloud e il BYOD (ndr: bring your own device, impiego dei dispositivi di proprietà dell’utente) hanno rappresentato la strada più efficiente per rendere operativi in breve tempo la maggior parte degli operatori e, non ultimo, evitando nuovi investimenti hardware. Tra i fattori che hanno facilitato il processo: • L’avvio di precedenti progetti di Telelavoro, anche se per percentuali minime del personale (dal 3 al 10%); • Sperimentazioni connesse allo SMW poste precedentemente in standby; • Accelerazione della trasformazione digitale con benefici della produttività e migliore qualià del rapporto vita/lavoro. I servizi sono stati progettati cercando di mantenere il più possibile inalterate le abituali prassi lavorative riducendo così le resistenze al cambiamento (change management). L’infrastruttura è costituita da un cloud ibrido con parte dei server on-premises ospitati presso il data center ARPAC e altri nel cloud Microsoft Azure, Active Directory orchestra o meglio coordina tutte le attività.
Bruno Citarella, Arpac Campania
La giornata inizia “uscendo di casa” con mascherina al seguito; guardandomi allo specchio nell’ascensore, sembravo essere un personaggio di quei videogiochi post apocalittici in cui il solo “muoversi in giro” era già pericoloso di per sé. Il tragitto per andare al lavoro, solitamente di 20 minuti, si era ridotto a circa 7 minuti, traffico inesistente. Mi accompagnava quasi sempre un CIO del direttivo del CIO CLUB, Pasquale De Martino, CIO di Marald Spa, con cui prendevo quello che ho battezzato il mio “caffè virtuale”. In sede “solo tre di noi”, in quanto gli altri settanta colleghi lavoravano oramai in smart working da sei settimane. La mia presenza era giustificata per eventuali necessità dell’infrastruttura IT come ad esempio i server “on premise”, unitamente ad un collega degli uffici commerciali e il responsabile del progetto “CosiComodo” appena nato. Lavorare in un ufficio a volte risultava alienante, ma con le videocall e il maggior carico di lavoro il tempo scorreva velocemente. Per agevolare al massimo la vita dei nostri clienti durante il “lockdown”, abbiamo attivato tre nuovi canali di vendita online permettendo acquisti, ovvero “fare la spesa”, su più piattaforme. L’impatto nel quotidiano con il COVID 19, lavorando e uscendo normalmente ogni giorno, poteva apparirmi quasi ininfluente; invece la Pandemia ha causato la perdita di un caro amico e collega, Pino Grimaldi, responsabile dell’ufficio “Marketing e Design Strategico”, colui che ha definito il “format” della catena Sole365; aveva 72 anni ed era una delle persone più sensazionali che abbia mai incontrato nella mia vita.
Pasquale Testa, CIO di Sole365, Fondatore e Presidente di CIO CLUB ITALIA